Согласование документов

Система документооборота предназначена для автоматизации работы с документами. Она соответствует процессам прохождения документов в организации, что приводит к экономии времени и предотвращает потери документов и расхождение версий у разных сотрудников.

Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет разграничения прав доступа к документам с использованием пользовательских ролей.

Утверждение документов

Утверждение документов - последовательный рабочий процесс, то есть задачи назначаются участникам по очереди. После запуска рабочего процесса всем участникам автоматически назначаются задачи и отправляются электронные оповещения. Участники утверждают или отклоняют документ либо переназначают свои задачи другим участникам. Кроме того, они могут отправить запрос на изменение соответствующего документа или элемента. Участники могут выполнять свои задачи рабочего процесса либо на веб-узле Microsoft Office SharePoint Server 2007, либо непосредственно в программах из состава выпуска 2007 системы Microsoft Office. В ходе выполнения рабочего процесса его владелец или участники могут получать данные о том, кто уже закончил свои задачи. После выполнения участниками своих задач рабочий процесс прекращается, и его владелец получает автоматическое уведомление об этом.

Сбор отзывов по документам

Сбор отзывов - параллельный рабочий процесс, то есть задачи назначаются всем участникам одновременно. После запуска рабочего процесса всем участникам автоматически назначаются задачи и отправляются электронные оповещения. Участники могут изменять или добавлять к нему примечания. Также они могут переназначить свои задачи рецензирования или отправить запрос на изменение документа. Участники могут завершить задачи рабочего процесса из веб-узла Microsoft Office SharePoint Server 2007 или непосредственно из программ Microsoft Office 2007. В ходе выполнения рабочего процесса его владелец или участники могут получать данные о том, кто уже закончил свои задачи. После выполнения участниками задач рабочего процесса, он завершается, а его владелец автоматически уведомляется о том, что рабочий процесс завершен.

Многоэтапные процедуры подготовки документов, их согласования и исполнения

Мы автоматизировали набор типовых процессов обработки электронных документов и можем предложить наш опыт для решения ваших задач. К таким процессам относятся:

• Создание по шаблону, согласование и утверждение внутренних организационных документов.
• Регистрация и обработка полученных документов
• Согласование договоров, обработка и исполнение служебных записок и приказов

Пример регистрации и обработки полученных документов

Пример создания и согласования внутренних документов

• Система статусов показывает, на каком этапе обработки находится каждый документ.
• Система уведомлений и задач своевременно оповещает участников документооборота об изменениях, смене статусов, участии в том, или ином рабочем процессе, об истечении срока выполнения задания.
• Протокол позволяет просмотреть все выполненные действия над документом в удобной форме.
• Классификация документов по типам позволяет разграничить документы, сокращает время на поиск нужного документа.
• Архивация устаревших или выполненных документов позволяет не "засорять" библиотеку документов.
• Карточка документа позволяет вести обсуждение документа и прикладывать дополнительные файлы.
• Существует возможность перекрестных ссылок между документами.

Познакомится с системой автоматизации документооборота на SharePoint на отдельном сайте

	Пожалуйста, свяжитесь с нами для получения более подробной информации и организации демонстрации. Наш телефон: +7 (495) 774-58-23. Наш e-mail: info@spellabs.ru